Rückerstattungen

Pro-Funktion

Das Ausstellen von Rückerstattungen über den POS erfordert WCPOS Pro. Ohne Pro können Rückerstattungen weiterhin über WP Admin → WooCommerce → Orders mit der integrierten Rückerstattungsfunktion von WooCommerce durchgeführt werden.

Mit WCPOS können WooCommerce-Bestellungen direkt an der Kasse rückerstattet werden. Es ist möglich, eine vollständige oder teilweise Rückerstattung auszustellen, die Rückzahlung auf die ursprüngliche Zahlungsmethode zu senden (sofern das Zahlungsgateway dies unterstützt) oder eine Barrückerstattung aus der Kasse zu erfassen — die Rückerstattung wird mit dem Kassierer und der Filiale, die sie verarbeitet hat, für die Berichterstattung gekennzeichnet.

Eine Rückerstattung starten

Es gibt zwei Möglichkeiten, das Rückerstattungsformular zu öffnen:

1. Über die Bestellliste — die Bestellung suchen, auf das Drei-Punkte-Menü () in der Aktionsspalte klicken und Rückerstattung auswählen.
2. Über das Bestellansichts-Modal — die Bestellung öffnen und dann auf die Schaltfläche Rückerstattung in der Fußzeile neben Beleg drucken und Stornieren klicken.

Beide Wege öffnen dasselbe Modal Bestellung #{number} erstatten.

Wann die Rückerstattungsaktion angezeigt wird

Rückerstattung wird nur für Bestellungen mit den folgenden Status angeboten:

• Abgeschlossen
• In Bearbeitung
• Wartend

Die Aktion erscheint nicht bei Bestellungen mit dem Status Pending, Cancelled, Failed, POS – Open oder bereits vollständig Refunded. Um eine bereits vollständig erstattete Bestellung oder eine Bestellung mit einem oben nicht aufgeführten Status zu erstatten, kann WP Admin → WooCommerce → Orders verwendet werden.

Das Rückerstattungsformular

Am oberen Rand des Modals werden zwei Werte angezeigt:

• Gesamtbetrag — der Bestellgesamtbetrag.
• Bereits erstattet — die Summe aller bereits für diese Bestellung ausgestellten Rückerstattungen (als negativer Betrag dargestellt). Wird nur angezeigt, wenn mindestens eine vorherige Rückerstattung vorhanden ist.

Darunter befindet sich die Tabelle der Einzelpositionen:

Spalte	Beschreibung
Produkt	Der Name der Einzelposition
Preis	Stückpreis (inkl. oder exkl. Steuer, abhängig von Ihrer Shop-Einstellung)
Menge	Die verbleibende erstattungsfähige Menge (gekaufte Menge abzüglich bereits erstatteter Menge)
Erstattungsmenge	Bearbeitbar — wie viele Einheiten dieser Position jetzt erstattet werden sollen
Erstattungsbetrag	Automatisch berechnet aus Erstattungsmenge × Stückpreis, einschließlich der anteiligen Steuer der Position

Unterhalb der Tabelle:

• Benutzerdefinierter Betrag — ein optionaler Zusatzbetrag, der zur Erstattung hinzugefügt wird (z. B. für die Erstattung einer Gebühr, die keiner bestimmten Einzelposition zugeordnet ist). Lassen Sie dieses Feld leer, wenn es nicht benötigt wird.
• Grund — eine optionale Notiz, die im Erstattungsdatensatz gespeichert wird und in den Bestellnotizen von WooCommerce erscheint.
• Erstattungsziel — eine Auswahlgruppe (siehe unten).
• Erstattungssumme — der Gesamtbetrag der Erstattung, der bei Eingabe live neu berechnet wird.

Rückerstattung ganzer vs. teilweiser Mengen

Es gibt keinen separaten Modus für eine „vollständige Rückerstattung" — die Rückerstattungsmenge für jede Position auf die volle verbleibende Menge setzen, um die gesamte Bestellung zu erstatten, oder nur bei einer oder zwei Positionen für eine Teilrückerstattung. Die Schaltfläche Rückerstattung verarbeiten ist deaktiviert, bis der Rückerstattungsbetrag größer als null und innerhalb des verbleibenden erstattungsfähigen Betrags liegt.

Erstattungsziel

Bei Bestellungen, die nicht über das integrierte POS-Bargeld-Gateway bezahlt wurden, wird im Formular abgefragt, wohin die Rückerstattung erfolgen soll:

• Rückerstattung über (Gateway-Name) — das Gateway verarbeitet die Rückerstattung über die eigene Anbieter-API. Bei Stripe Terminal wird der Betrag auf die ursprüngliche Karte zurückgebucht; bei Vipps MobilePay wird eine Vipps-Rückerstattung ausgelöst; und so weiter. Diese Option erscheint nur bei Gateways, die dem POS Rückerstattungsunterstützung signalisieren — andernfalls ist die Option deaktiviert und es wird die Meldung „Rückerstattungen über die ursprüngliche Zahlungsmethode sind für diese Bestellung nicht verfügbar." angezeigt.
• Erstattung per Bargeld — Die Erstattung wird als Bargeldrückgabe aus der Kasse erfasst, unabhängig davon, wie die Bestellung ursprünglich bezahlt wurde. Die Kassenkraft händigt das Geld physisch aus; WooCommerce erfasst die Erstattung, ruft jedoch kein Zahlungsgateway auf.

Bei Bestellungen, die mit POS Bargeld bezahlt wurden, wird die Auswahlgruppe ausgeblendet — Bargeld ist das einzig sinnvolle Ziel und wird daher automatisch verwendet.

Wenn WCPOS das Zahlungsgateway nicht erreichen kann, um die Rückerstattungsunterstützung zu prüfen, wird die Meldung „Die Rückerstattungsfähigkeit der ursprünglichen Zahlungsmethode konnte nicht überprüft werden. Barerstattungen sind weiterhin verfügbar." angezeigt — eine Barerstattung kann dennoch ausgestellt werden.

Wann Bargeld und wann die ursprüngliche Zahlungsmethode verwendet werden sollte

Situationsbeschreibung	Empfohlenes Ziel
Kartenzahlung über Stripe Terminal / Vipps / etc., Kunde ist anwesend und möchte das Geld auf seine Karte zurück	Rückerstattung auf (Gateway)
Kartenzahlung, aber der Kunde bevorzugt eine Barauszahlung (und dies ist zulässig)	Rückerstattung in bar
Barverkauf	Rückerstattung per Bargeld (automatisch; keine Auswahl angezeigt)
Manuelles Kartenterminal (das Gateway kann nicht automatisch erstatten)	Rückerstattung per Bargeld, dann manuell am eigenständigen Terminal erstatten

Bestätigung und Absenden

Beim Klick auf Rückerstattung verarbeiten erscheint ein Bestätigungsdialog mit der Frage "Rückerstattung von (Betrag) für Bestellung #(Nummer)?". Nach der Bestätigung wird die Rückerstattung ausgelöst:

1. WCPOS sendet die Rückerstattung an den WooCommerce-Shop.
2. Bei Gateway-Rückerstattungen übergibt WooCommerce die Verarbeitung an das Gateway-Plugin, das die Rückerstattung beim Anbieter (Stripe, Vipps usw.) durchführt.
3. Die Bestellung wird lokal aktualisiert, sodass die neue Rückerstattung sofort angezeigt wird.
4. Eine Erfolgsmeldung bestätigt "Rückerstattung von (Betrag) verarbeitet".

Falls das Gateway die Rückerstattung ablehnt (abgelehnte Karte, abgelaufene Autorisierung, Netzwerkfehler usw.), wird eine Fehlermeldung mit der Nachricht des Gateways angezeigt. Die Rückerstattung wird in diesem Fall nicht in WooCommerce erfasst – das Formular kann angepasst und ein erneuter Versuch gestartet werden, oder es kann auf eine Bargeldrückerstattung ausgewichen werden.

Nach der Rückerstattung

• Teilrückerstattung – die Bestellung behält ihren bestehenden Status (Abgeschlossen usw.), und die Bestellansicht zeigt ein Teilweise rückerstattet-Label sowie eine −(amount) refund-Zeile im Untertitel an.
• Vollständige Rückerstattung – WooCommerce setzt den Bestellstatus auf Rückerstattet.
• Belege — beim Anzeigen des Belegs einer erstatteten Bestellung zeigt der Live-Modus die Erstattung in den Summen an (Refunded -X und Net Total Y Zeilen auf detaillierten Belegen). Der Fiskal-Modus zeigt weiterhin den ursprünglichen Snapshot bei Zahlungsabschluss, unverändert — genau dafür ist der Fiskal-Modus gedacht.
• Kassierer- und Filialprüfung — jede POS-Erstattung wird mit dem Kassierer (_pos_user) und der Filiale (_pos_store) gekennzeichnet, die sie ausgestellt haben, sodass Erstattungen im Reporting unter dem richtigen Kassierer und der richtigen Filiale erscheinen.

Wissenswertes

• Gutscheine + Erstattungen: Bestellungen, bei denen ein Gutschein verwendet wurde, können weiterhin im POS erstattet werden. Wenn jedoch die Neuberechnung des Gutscheins bei der Erstattung angepasst werden soll, verwenden Sie WP Admin → WooCommerce → Orders.
• Negative Mengen werden nicht unterstützt. In älteren Versionen (v0.4.x) konnte eine Position mit negativer Menge hinzugefügt werden, um eine Rückgabe zu erfassen — dies funktioniert in v1.x nicht mehr. Verwenden Sie stattdessen den Erstattungsvorgang.
• Erstattungen erfordern eine Serververbindung. Anders als beim Checkout kann eine Erstattung nicht offline in die Warteschlange gestellt werden — das Zahlungsgateway und Ihr Shop müssen erreichbar sein.
• Weitere Erstattungen auf eine bereits vollständig erstattete Bestellung müssen über WP Admin → WooCommerce → Orders vorgenommen werden.

Weiterführende Dokumentation

BestellungenPOS-Bestellungen suchen, filtern und verwalten

ZahlungsgatewaysWelche Gateways Erstattungen auf die ursprüngliche Zahlungsmethode unterstützen

BelegeSteuerbelege und Live-Belege bei erstatteten Bestellungen